Firma electrónica simple, avanzada o cualificada: cuál usar en tus contratos
Qué valor tiene cada tipo según el Reglamento eIDAS y la Ley 6/2020, cuándo basta con una plataforma de firma y cómo firmar un PDF gratis con tu certificado.
Firma electrónica simple, avanzada o cualificada: cuál usar en tus contratos
Imprimir, firmar, escanear y enviar por correo es perder el tiempo, y además deja una prueba bastante pobre. La firma electrónica lo resuelve, pero no todas valen lo mismo. Si sabes qué tipo usar en cada caso, ahorras tiempo con los presupuestos que acepta un cliente y no te llevas sorpresas si un contrato acaba en un juicio.
El marco legal en dos normas
- El Reglamento (UE) 910/2014, eIDAS, regula la firma electrónica en toda la Unión Europea.
- La Ley 6/2020 lo completa en España, sobre todo en lo que se refiere a la prueba.
Además, conviene recordar algo básico: en España los contratos son válidos sea cual sea su forma, mientras se den los requisitos esenciales (Código Civil, art. 1278). La firma no es lo que hace válido el contrato. Lo que hace es demostrar quién lo aceptó y que el texto no se ha cambiado después. Por eso el tipo de firma importa sobre todo si hay un conflicto.
Los tres niveles
| Tipo | Qué es | Ejemplos | Valor como prueba |
|---|---|---|---|
| Simple | Cualquier dato electrónico que el firmante usa para firmar (art. 3.10 eIDAS) | Tu nombre al final de un correo, marcar «Acepto», una firma escaneada pegada en un PDF | No se le puede negar valor solo por ser electrónica, pero si la otra parte la discute, tendrás que demostrar tú que es auténtica |
| Avanzada | Vinculada de forma única al firmante, permite identificarlo, está bajo su control y detecta cualquier cambio posterior (art. 26) | Plataformas de firma que registran correo, móvil, código SMS, IP, fecha y una huella del documento | Prueba más sólida, gracias a las evidencias que genera |
| Cualificada | Avanzada, hecha con un certificado cualificado y un dispositivo cualificado de creación de firma (art. 3.12) | Firma con certificado de la FNMT en tarjeta o en la nube cualificada, firma con DNIe | Equivale a la firma manuscrita (art. 25.2) y se reconoce en toda la UE |
Qué pasa si la firma se discute
La Ley 6/2020, en su artículo 3, remite a la Ley de Enjuiciamiento Civil:
- Si usaste un servicio de confianza no cualificado, la prueba se rige por el artículo 326.3 de la LEC: si se impugna la firma, quien presenta el documento tiene que demostrar que es auténtica, con peritos u otras pruebas.
- Si el servicio era cualificado (art. 326.4 LEC), se presume que el documento cumple las características del servicio. Si la otra parte lo impugna, le toca a ella demostrar lo contrario, y si no lo consigue, paga los costes de la comprobación.
En resumen: con la firma cualificada, el problema de probar pasa a la otra parte.
Qué tipo usar en cada caso
- Aceptar un presupuesto pequeño o un pedido recurrente: una aceptación por correo o un clic en tu herramienta (firma simple) puede bastar. Guarda el correo completo y el presupuesto exacto que se aceptó.
- Contratos de servicios de importe medio, NDA, contratos con colaboradores: mejor una firma avanzada en una plataforma que te dé un informe de evidencias: quién, cuándo, desde dónde y con qué documento.
- Contratos de importe alto, documentos que vayan a la Administración o a un notario: firma cualificada con certificado.
- Trámites con la Administración: usan certificado o Cl@ve. El certificado de la FNMT te sirve también para firmar documentos privados.
Cómo firmar un PDF gratis con tu certificado
Con tu certificado de persona física puedes firmar cualquier PDF con herramientas oficiales:
- Descarga AutoFirma, la aplicación de firma de la Administración, desde el portal de firma electrónica del Gobierno.
- Abre el PDF desde AutoFirma, elige tu certificado y firma. Puedes hacer que la firma se vea en el documento.
- Envía el PDF firmado. Si la otra parte firma después con su certificado, el documento tendrá las dos firmas.
- Para comprobar una firma que te llega, usa el servicio VALIDe de la Administración (valide.redsara.es).
Una firma con certificado de software es, como mínimo, avanzada. Para que sea cualificada, el certificado tiene que estar en un dispositivo cualificado (tarjeta criptográfica, DNIe o un servicio cualificado de firma en la nube). Si necesitas ese nivel, pregunta a tu prestador de confianza.
Errores frecuentes
- Pegar una imagen de tu firma en el PDF y creer que eso es firma electrónica avanzada. Es una firma simple, y además muy fácil de copiar.
- Firmar una versión y enviar otra. Con la firma avanzada o la cualificada, si se cambia el documento después de firmar, la firma deja de ser válida. Por eso estos tipos de firma te protegen.
- No guardar las evidencias. Descarga el informe de la plataforma y archívalo con el contrato. Si cierras la cuenta en esa plataforma, podrías perderlo.
- Dejar que otro firme con tu certificado. Es tu identidad. Si tu gestoría tiene que actuar en tu nombre, dale un apoderamiento.
Qué hacer ahora
Haz una lista de los cinco documentos que más firmas: presupuestos, contratos, encargos, NDA. Asígnale a cada uno un nivel de firma con la tabla de arriba. Instala AutoFirma y firma un PDF de prueba con tu certificado para comprobar que funciona. Para tus próximos contratos, puedes partir de nuestras herramientas, por ejemplo el contrato de subcontratación o la cesión de derechos.
Escrito por Equipo Simplifico
Contenido divulgativo elaborado por Simplifico para autónomos y pymes. No sustituye el asesoramiento profesional: comprueba siempre la normativa vigente en las fuentes oficiales (BOE, Agencia Tributaria, Seguridad Social).
