Afectación a la actividad
En IRPF, un bien que usas a la vez para la actividad y para necesidades privadas no se considera afecto, salvo que el uso privado sea accesorio y notoriamente irrelevante (usarlo en días u horas inhábiles). Esa excepción no se aplica a los turismos, las motos y los ciclomotores, salvo en casos tasados. Los bienes indivisibles no admiten una afectación parcial (art. 22 RIRPF). En IVA, la regla general es que no se deduce el IVA de bienes o servicios que no estén afectos de forma directa y exclusiva a la actividad. La excepción son los bienes de inversión usados en todo o en parte en la actividad, que se deducen en proporción a su uso (art. 95 LIVA).
Requisitos de todo gasto deducible
Según el Manual de Renta de la AEAT, un gasto es deducible si cumple tres requisitos: está vinculado a la actividad (correlación con los ingresos), está justificado (preferentemente con factura, art. 106.4 LGT) y está registrado en la contabilidad o en los libros registro obligatorios. Solo son deducibles los gastos posteriores al alta y al inicio de la actividad. La factura no es una prueba privilegiada: si Hacienda cuestiona la operación, tendrás que aportar más pruebas.
Plazo para deducir el IVA
El IVA soportado se deduce en la declaración del periodo en que lo soportas o en las siguientes, siempre que no hayan pasado cuatro años desde que nació el derecho a deducirlo (art. 99.Tres LIVA).
Factura completa frente a simplificada (ticket)
Para deducir el IVA pide factura completa a tu nombre. Si te dan una factura simplificada, puedes exigir que incluya tu NIF, tu domicilio y la cuota de IVA consignada por separado (art. 7.2 del Reglamento de facturación, RD 1619/2012). Un ticket sin esos datos no permite deducir el IVA.
Si trabajas desde casa
Si afectas parcialmente tu vivienda habitual a la actividad, los suministros (agua, gas, electricidad, telefonía e internet) se deducen en el porcentaje que resulta de aplicar el 30 % a la proporción de metros cuadrados afectos sobre la superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior (art. 30.2.5ª b) LIRPF). Ejemplo del Manual de la AEAT: con 40 m² afectos de 100 m² y 5.000 € de suministros, se deduce el 30 % × 40 % = 12 %, es decir, 600 €. Los gastos derivados de la titularidad de la vivienda (amortización, IBI, comunidad) o el alquiler se deducen en proporción a la parte afecta, sin aplicar el 30 %. La afectación se comunica en la declaración censal (modelo 036; el 037 se suprimió el 3 de febrero de 2025).
Pagos en efectivo
No se pueden pagar en efectivo operaciones de 1.000 € o más cuando alguna de las partes actúa como empresario o profesional. Las operaciones fraccionadas se suman, y los justificantes de pago deben conservarse 5 años (art. 7 de la Ley 7/2012). Además, tu propia manutención solo es deducible si la pagas por medios electrónicos.
Gastos de difícil justificación (estimación directa simplificada)
En la modalidad simplificada, las provisiones y los gastos de difícil justificación se calculan solo aplicando un 5 % sobre el rendimiento neto positivo (antes de este concepto), con un máximo de 2.000 € al año para el conjunto de actividades. Esta deducción es incompatible con la reducción del art. 32.2.1ª LIRPF (art. 30.2ª RIRPF; Manual de Renta 2025).
Bienes duraderos: se amortizan
El inmovilizado no se deduce de una vez, sino que se amortiza. En la modalidad simplificada se usa la tabla de la Orden de 27 de marzo de 1998: mobiliario 10 %, elementos de transporte 16 %, equipos informáticos 26 %, útiles y herramientas 30 %. Los elementos nuevos del inmovilizado material de hasta 300 € por unidad pueden amortizarse libremente, con un límite de 25.000 € por periodo (art. 12.3.e LIS).
Zonas grises
Esta guía resume la norma y el Manual de la AEAT. En vehículos, telefonía de uso mixto, suministros de la vivienda en IVA y comidas, la AEAT revisa caso por caso, y probar la afectación te corresponde a ti. Ante la duda, consulta a un asesor o presenta una consulta vinculante a la Dirección General de Tributos.
