Modelos 111 y 190: cómo declarar las retenciones de nóminas y de profesionales

Modelos 111 y 190: cómo declarar las retenciones de nóminas y de profesionales

Cuando contratas a un trabajador o pagas a un profesional que te factura con retención, pasas a ser retenedor: te quedas una parte del pago y la ingresas en Hacienda en nombre de esa persona. Para eso existen dos modelos que van de la mano: el 111, trimestral, y el 190, el resumen anual. Si no los presentas, la retención que descontaste no llega a Hacienda y el problema es tuyo, no del trabajador.

Quién tiene que presentar el modelo 111

Lo presentan las empresas y autónomos que, en el periodo, hayan pagado:

• Nóminas a trabajadores (rendimientos del trabajo).
• Facturas de profesionales con retención de IRPF (abogados, gestores, diseñadores, consultores…).
• Otras rentas sujetas a retención que se declaran en este modelo, como premios o determinadas ganancias.

Las retenciones por alquiler de locales van en otro modelo, el 115, y las de capital mobiliario, en el 123. Si alquilas tu local, tienes una guía específica sobre el modelo 115.

Plazos del 111

Según el artículo 108 del Reglamento del IRPF, la declaración se presenta en los primeros 20 días naturales de abril, julio, octubre y enero, por el trimestre anterior. Las empresas con un volumen de operaciones superior a 6.010.121,04 € en el año anterior (las llamadas grandes empresas a efectos del IVA) lo presentan cada mes, en los primeros 20 días del mes siguiente.

Para cerrar 2026: el 111 del cuarto trimestre se presenta del 1 al 20 de enero de 2027.

Declaración negativa

Un detalle que se olvida: si pagaste rentas sujetas a retención pero, por su cuantía, la retención salió a cero, tienes que presentar declaración negativa. En cambio, si en el trimestre no pagaste ninguna renta de este tipo, no hace falta presentarla.

Cuánto retener

• Profesionales: el 15 % general o el 7 % si el profesional está en sus tres primeros años y te lo ha comunicado por escrito, según el artículo 95 del Reglamento. Guarda esa comunicación.
• Trabajadores: el porcentaje depende del sueldo y de la situación personal y familiar de cada uno. Se calcula con el procedimiento general del reglamento; la Agencia Tributaria publica cada año un programa de ayuda para el cálculo.

Retener de menos tiene consecuencias: Hacienda puede exigirte a ti la diferencia, aunque no te la hayas quedado.

Un ejemplo de trimestre

Una pequeña agencia paga en el cuarto trimestre de 2026 tres nóminas mensuales a una empleada con una retención total de 1.100 €, y dos facturas de una gestora y de un fotógrafo con 150 € y 90 € de retención (15 %). En el 111 del cuarto trimestre declarará 1.340 € en total, separando los rendimientos del trabajo de los de actividades profesionales, e ingresará esa cantidad antes del 20 de enero. Si una de esas facturas la pagó el 3 de enero de 2027, esa retención irá en el 111 del primer trimestre de 2027.

El modelo 190: el resumen anual

El 190 recoge, perceptor a perceptor, todo lo que pagaste y retuviste en el año: NIF, nombre, importes, retenciones, dietas exentas y otros datos. Debe cuadrar con la suma de los cuatro 111.

El artículo 108.2 fija el plazo para su presentación por internet entre el 1 y el 31 de enero del año siguiente. Para 2026, el plazo es enero de 2027.

El certificado de retenciones

Además, tienes que entregar a cada trabajador y profesional un certificado de retenciones antes de que empiece la campaña de la renta. Es el documento que usarán para comprobar sus datos fiscales.

Errores más frecuentes

1. No incluir las facturas de profesionales en el 111, pensando que solo cuentan las nóminas.
2. Fecha equivocada: la retención se declara en el trimestre en que pagas la factura o la nómina, no en el que la recibes.
3. Que el 190 no cuadre con los 111, lo que suele provocar requerimientos.
4. NIF mal escritos en el 190; antes de presentar, verifícalos con el validador de NIF.
5. Aplicar el 7 % sin comunicación escrita del profesional.

Qué pasa si presentas tarde

Si lo presentas fuera de plazo sin requerimiento previo, se aplican los recargos del artículo 27 de la Ley General Tributaria: un 1 % más otro 1 % por cada mes completo de retraso. Además, recuerda que las retenciones, como norma general, no se pueden aplazar: la Agencia Tributaria solo lo admite en casos excepcionales.

Qué hacer ahora

1. Haz una lista de todas las facturas de profesionales con retención que has pagado en 2026 y comprueba que están en los 111 de cada trimestre.
2. Revisa NIF y datos de cada perceptor antes de enero.
3. Prepara el 111 del cuarto trimestre y el 190 a la vez para que cuadren al céntimo.
4. Apunta los plazos de enero en el calendario fiscal.