Certificado digital para autónomos: cómo obtenerlo, renovarlo y guardarlo bien

Certificado digital para autónomos: cómo obtenerlo, renovarlo y guardarlo bien

Si eres autónomo, el certificado digital es casi tan imprescindible como el DNI. Con él presentas impuestos, consultas tus datos de la Seguridad Social, recoges notificaciones, firmas contratos y pides ayudas. Lo emiten varias entidades, pero el más usado es el certificado de persona física de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre), que además es gratuito.

¿Lo necesitas de verdad?

Para trabajar con la Seguridad Social, sí. Desde 2018, los trabajadores autónomos están obligados a relacionarse con ella por medios electrónicos, también para recibir notificaciones (Orden ESS/214/2018). Con Hacienda, como persona física, puedes elegir el canal en muchos trámites, aunque cada vez más gestiones son solo online. Y si ejerces una profesión con colegiación obligatoria, la Ley 39/2015, art. 14.2 te obliga a usar medios electrónicos en los trámites de esa profesión.

Hay alternativas, como Cl@ve o el DNI electrónico, que sirven para identificarte en muchos trámites. Aun así, el certificado sigue siendo lo más cómodo para firmar documentos y para algunos trámites que exigen firma electrónica.

Las cuatro vías para obtenerlo

La sede de la FNMT ofrece cuatro formas de conseguir el certificado de persona física:

1. Con videoidentificación: acreditas tu identidad por vídeo, sin ir a ninguna oficina.
2. Acudiendo a una oficina de registro: haces la solicitud por internet, recibes un código y vas en persona con tu documento de identidad a una oficina acreditada (de la AEAT, la Seguridad Social y muchos ayuntamientos, entre otras). Normalmente hay que pedir cita.
3. Con el DNIe: si tienes el DNI electrónico activo y lector, te identificas con él. La FNMT avisa de que el uso del DNIe por NFC puede no funcionar bien en este momento.
4. Con el móvil: a través de la aplicación de la FNMT.

En la versión «software», que es la habitual, el certificado se instala en el mismo navegador y ordenador desde el que lo pediste. Si cambias de navegador antes de descargarlo, el proceso falla. Sigue la configuración previa que indica la FNMT y usa siempre el mismo equipo.

Cuánto dura y cuándo renovarlo

La fecha de caducidad aparece en el propio certificado: la ves en el gestor de certificados del navegador o del sistema. La Ley 6/2020 establece que un certificado cualificado no puede durar más de cinco años.

Según sus términos y condiciones, la FNMT permite renovarlo por internet durante los 60 días anteriores a la caducidad, siempre que el certificado siga vigente. Si se te pasa la fecha, tendrás que pedir uno nuevo y volver a identificarte. Apúntalo en el calendario dos meses antes: un certificado caducado en plena campaña de la Renta o del IVA es un problema.

Cómo guardarlo bien

El certificado sirve para firmar en tu nombre. Si otra persona lo tiene, puede presentar declaraciones, firmar contratos o pedir datos como si fueras tú.

• Haz una copia de seguridad exportándolo con su clave privada a un archivo .pfx o .p12 con una contraseña fuerte. Guárdala fuera del ordenador, por ejemplo en un pendrive cifrado o un gestor de contraseñas.
• No lo instales en ordenadores compartidos ni en equipos de terceros. Si tu gestoría necesita actuar por ti, lo correcto es apoderarla en la AEAT o la Seguridad Social, no darle tu certificado.
• Activa la protección con contraseña al importarlo, para que te la pida cada vez que se use.
• Si lo pierdes o sospechas que lo han copiado, revócalo cuanto antes. La FNMT tiene un teléfono de revocación disponible las 24 horas, todos los días, además del trámite online.

Persona física, representante o sello

• Persona física: es el tuyo como autónomo. Gratuito.
• Representante de persona jurídica: si tienes una SL, la sociedad necesita su propio certificado de representante para sus trámites. Se pide aparte, requiere acreditar el cargo y no es gratuito.
• Si emites facturas electrónicas, algunos programas usan certificados o sellos propios. Comprueba qué necesita el tuyo.

Usos que quizá no conoces

• Firmar PDF con validez legal, sin imprimir ni escanear (lo vemos en el artículo sobre firma electrónica).
• Recoger notificaciones en la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú).
• Pedir subvenciones y presentar documentación a las comunidades autónomas.
• Consultar tu vida laboral y tus bases de cotización.

Qué hacer ahora

Abre el gestor de certificados de tu navegador y comprueba si tienes el certificado y cuándo caduca. Si caduca en los próximos dos meses, renuévalo hoy desde la sede de la FNMT. Si no tienes copia, expórtalo con contraseña y guárdala en un lugar seguro. Y para no perderte ningún plazo de los trámites que harás con él, tienes el calendario fiscal.