Documentos y trámites
Plazos de conservación de documentos
Cuántos años tienes que guardar cada factura, contrato, nómina o justificante, y por qué. Ante la duda, quédate con el plazo más largo.
Cuánto guardar cada cosa
| Documento | Plazo |
|---|---|
| Justificantes de pérdidas o deducciones que vayas a aplicar en años futurosHacienda puede comprobarlas durante 10 años (Ley General Tributaria, art. 66 bis). | 10 años |
| Libros de contabilidad y sus justificantes (contabilidad mercantil)Código de Comercio, art. 30. | 6 años desde el último asiento |
| Contratos con clientes y proveedoresLas acciones por incumplimiento de un contrato prescriben a los 5 años (Código Civil, art. 1964.2). | Al menos 5 años desde que se cumplen, y 6 si son justificantes contables |
| Facturas emitidas y recibidas, tiques y libros registro fiscalesLas facturas se guardan durante el plazo en que Hacienda puede revisar: 4 años (Reglamento de facturación, art. 19, y Ley General Tributaria, arts. 66 y 70). Si llevas contabilidad según el Código de Comercio (sociedades y empresarios), los justificantes se guardan 6 años desde el último asiento (art. 30). | Al menos 4 años; 6 si llevas contabilidad mercantil |
| Declaraciones de impuestos y sus justificantesPrescripción del derecho de Hacienda a revisar (Ley General Tributaria, art. 66). | 4 años desde el fin del plazo de presentación |
| Nóminas, documentos de cotización y de afiliación a la Seguridad SocialLey sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, art. 21. | 4 años |
| Datos personales de clientes y contactosNo hay un plazo fijo: el RGPD exige no guardarlos más de lo necesario (art. 5.1.e) y la LOPDGDD obliga a bloquearlos antes de borrarlos (art. 32). | Solo mientras los necesites; después, bloqueados |
Los plazos de Hacienda cuentan desde que termina el plazo para presentar la declaración en la que se usó el documento, y los del Código de Comercio desde el último asiento, no desde la fecha del documento. Puedes guardarlos en formato digital si se mantienen íntegros y legibles. Si estás obligado por la normativa de prevención del blanqueo de capitales, el plazo es de 10 años.
Fuentes: BOE: Ley 58/2003 General Tributaria (arts. 66, 66 bis y 70); BOE: Reglamento de facturación, RD 1619/2012 (art. 19); BOE: Código de Comercio (art. 30); BOE: Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (art. 21); BOE: Código Civil (art. 1964); BOE: Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos (art. 32).
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